Guide des démarches : Particuliers

Fiche pratique

Charges à payer par le locataire (charges "locatives" ou "récupérables")

Vérifié le 04 juillet 2019 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses payées initialement par le propriétaire, mais que celui-ci peut se faire rembourser par le locataire. La liste des charges locatives est fixée réglementairement. Le mode de paiement s'effectue soit par le versement de provisions pour charges avec régularisation annuelle, soit au forfait.

La liste des charges récupérables s'applique :

  • à tout logement vide du secteur social et du secteur privé (logement conventionné ou non, logement loi de 48),
  • au logement meublé dont le bail a été signé depuis le 27 mars 2014 (ou avant cette date si le contrat de location y fait référence).

  À savoir

cette liste est exhaustive pour un logement privé. Elle peut être complétée par un accord collectif pour un logement social.

Gardien (concierge) ou employé d'immeuble

Gardien (concierge)

Le salaire versé au gardien ainsi que les charges sociales et fiscales qui y sont liées sont récupérables par le bailleur à hauteur de :

  • 75 % de leur montant, si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sert les containers de poubelles
  • 40 % de leur montant, s'il n'assure que l'une ou l'autre des ces 2 tâches.

Toutefois, certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

  • le salaire en nature,
  • l'intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise,
  • les indemnités et primes de départ à la retraite,
  • les indemnités de licenciement,
  • la cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise,
  • la participation de l'employeur au comité d'entreprise,
  • la participation de l'employeur à l'effort de construction,
  • la cotisation à la médecine du travail.

Employé d'immeuble

Le salaire versé à l'employé d'immeuble ainsi que les charges sociales et fiscales qui y sont liées sont récupérables en totalité (à 100 %) par le bailleur.

Toutefois, certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

  • le salaire en nature,
  • l'intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise,
  • les indemnités et primes de départ à la retraite,
  • les indemnités de licenciement,
  • la cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise,
  • la participation de l'employeur au comité d'entreprise,
  • la participation de l'employeur à l'effort de construction,
  • la cotisation à la médecine du travail.

Ascenseurs et monte-charge

Certaines dépenses relatives à l'ascenseur peuvent être répercutées sur le locataire notamment :

  • l'électricité,
  • l'exploitation (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents),
  • la fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine),
  • les menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques), et des fusibles.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Certaines dépenses relatives à l'eau et au chauffage sont récupérables sur le locataire notamment :

  • eau froide et chaude de l'ensemble des occupants,
  • eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration,
  • eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs,
  • produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau,
  • fourniture d'énergie quelle que soit sa nature,
  • exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée,
  • réparation des fuites sur joints.

Installations individuelles

Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment :

  • le chauffage et la production d'eau chaude,
  • ainsi que la distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau).

Parties communes intérieures

Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l'immeuble concernent notamment celles relatives :

  • à l'électricité,
  • à la fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection,
  • à l'entretien de la minuterie, des tapis, de vide-ordures,
  • à la réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur,
  • aux frais de personnel d'entretien.

Espaces extérieurs

Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d'exploitation et d'entretien des :

  • voies de circulation,
  • aires de stationnement,
  • abords des espaces verts
  • et équipement de jeux pour enfants.

Taxes et redevances

Les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment :

  • la taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères,
  • la taxe de balayage,
  • la redevance assainissement.

Le paiement par provision est possible :

  • pour un logement vide
  • pour la colocation (d'un logement vide ou meublé) dont le bail unique a été signé depuis le 27 mars 2014
  • pour un logement meublé dont le bail a été signé depuis le 27 mars 2014 et mentionne que les charges locatives sont sous forme de provisions.
  • pour un logement meublé dont le bail a été signé avant le 27 mars 2014.

Le paiement au forfait est possible pour un logement meublé :

  • dont le bail a été signé depuis le 27 mars 2014,
  • et mentionne que les charges locatives sont sous forme de forfait.

Régularisation annuelle

Les charges doivent être régularisées au moins une fois par an en comparant :

  • le total des provisions déjà demandées par le bailleur aux locataires,
  • avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, il demande un complément.

Justificatifs

Le montant des charges récupérées par le bailleur doit être justifié.

Les provisions pour charges mensuelles sont exigibles sur la base :

  • des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,
  • ou du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le bailleur doit communiquer au locataire :

  • le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...),
  • et le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif,
  • et une note d'information sur le mode de calcul liés au chauffage et à la production d'eau chaude.

Sur demande du locataire, le bailleur transmet le récapitulatif des charges du logement par mail ou par courrier.

Pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le bailleur doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.

Si la régularisation du paiement des charges n'a pas été effectuée dans l'année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Le montant des charges récupérées par le bailleur doit être justifié.

Les provisions pour charges mensuelles sont exigibles sur la base :

  • des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,
  • ou du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le bailleur doit communiquer au locataire :

  • le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...),
  • et le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif.

Durant 1 mois suivant l'envoi du décompte, le bailleur doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.

Le montant du forfait doit être inscrit dans le bail. Il ne peut pas être manifestement disproportionné au regard du montant de charges appliquées au précédent locataire.

Son montant peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal.

Son versement est simultané à celui du loyer, dont la périodicité est prévue dans le bail.